Excel jest bez wątpienia najbardziej rozbudowanym i skomplikowanym programem w gamie pakietu biurowego Microsoft Office. Zaawansowane i ogromne możliwości, jakie stwarza ten program jest powodem, dla którego tak chętnie po niego sięgają firmy, jak również osoby prywatne, chcące prowadzić różnego typu statystyki, czy obliczenia. Dziś pokażę pięć najlepszych porad dotyczących Excela dla początkujących, które ułatwią pracę na arkuszach kalkulacyjnych.

Poruszanie się po arkuszu – skróty klawiaturowe

Excel ze względu na swoją skomplikowaną dla początkujących formułę może być dość trudny do opanowania. Z pewnością, szczególnie dla osób, które muszą dość intensywnie pracować w tym programie bardzo przydatną umiejętnością okaże się szybkie poruszanie po arkuszu za pomocą skrótów klawiaturowych. Poniżej przedstawiamy te najważniejsze i najczęściej używane skróty:

Shift + strzałki = w ten sposób zaznaczamy kolejne komórki, tak jak wskazujemy strzałkami,

Shift + spacja = zaznaczenie całego wiersza,

Ctrl + spacja = zaznaczenie kolumny,

PAGE UP/ PAGE DOWN = przesuwanie arkusza w górę, lub w dół,

Ctrl + PAGE UP/PAGE DOWN = przechodzenie między arkuszami

CTRL + T = wstawianie tabeli,

CTRL+; = wstawianie dzisiejszej daty do komórki,

Ctrl + shift + 4 = wstawienie formatowania walutowego na wskazanym obszarze,

Ctrl + End = przejście do ostatnio używanej komórki,

Shift + F2 = wstawianie komentarza

Ctrl + H = tzw. znajdź i zamień.

Wymienione wyżej skróty klawiaturowe są jedynie małym ułamkiem wszystkich skrótów istniejących w Excelu, jednak wymienione wyżej są podstawowymi skrótami, które ułatwią pracę w Excelu początkującym.

Dodawanie komentarzy

Każdy chce, żeby jego arkusz kalkulacyjny był maksymalnie czytelny, dlatego bardzo ciekawą opcją jest dodawanie komentarzy w formie tzw. „chmurki” przypisanej do danej komórki. Komentarz będzie widoczny w formie małego trójkąta w rogu komórki, a treść komentarze pokaże się po najechaniu na komórkę myszką. Jest kilka sposobów na dodanie komentarza, najpopularniejszymi są:

  • przejście do: Recenzja -> Nowy komentarz,
  • skrót Alt + R + M, lub skrót Shift + f2,
  • kliknięcie prawym przyciskiem myszy na wybraną komórkę i wybranie opcji „wstaw komentarz”.

Jest to doskonały sposób na objaśnienie znaczenia konkretnej komórki, nie będzie trzeba się domyślać „co autor miał na myśli” wpisując dane znaki w wybranym miejscu.

Działania na datach

Excel pozwala przeprowadzać różnego typu obliczenia na datach, między innymi może to być wskazanie pozostałej liczby dni pomiędzy wskazanymi datami. Aby obliczyć taką różnicę wystarczy w komórce np. A1 wprowadzić wybraną datę (np. w formie 2017-08-10), a w komórce A2 wpisać datę, do której chcielibyśmy wiedzieć ile dni zostało, np. 2017-10-10. W kolejnej komórce A3 wystarczy wpisać =A2-A1 , a wynik automatycznie wyskoczy właśnie w komórce A3. Można również przeprowadzać obliczenia w drugą stronę, np. do wskazanej daty możemy dodać określoną ilość dni, a arkusz sam policzy jaki to będzie dzień. Aby wykonać takie obliczenie, do komórki A1 ze wskazaną datą dodajemy komórkę A2, w której wpisujemy interesującą Nas liczbę, np. 15 dni. W komórce A3 wpisujemy =A1+A2, a arkusz znów wykona obliczenie.

Wybór funkcji za pomocą klawiatury

Excel daje możliwość wyboru funkcji za pomocą klawiatury, aby wybrać dowolną funkcję wystarczy wpisać w danej komórce znak „=”, a następnie pierwszą literę, lub litery pożądanej formuły. W ten sposób ukaże się Nam lista formuł, które pasują do wpisanych liter.  Należy pamiętać, że przyciskiem, który zatwierdza wybraną formułę nie jest – tak jak się części by wydawało enter, a przycisk TAB.

Formatowanie danych w Excelu

Excel pozwala na formatowanie danych wpisanych w komórce za pomocą skrótów klawiaturowych, najpopularniejszymi są to skróty:

Ctrl + B – pogrubienie,

Ctrl + I – kursywa,

Ctrl + U – podkreślenie,

Ctrl + Shift + $ – format walutowy komórki,

Ctrl + Shift + % – format procentowy komórki,

Ctrl + Shift + ! – separator liczbowy, poprawia on rozczytywanie większych liczb, zmienia ich wygląd z np. 1234567 na 1 234 567,00.